Constancias de Conservación, ¿qué son?

¿Qué son y para qué sirven?

Como señalamos en el artículo “Sellos Digitales de Tiempo, ¿qué son?”, toda  información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología es considerada como mensajes de datos de acuerdo con la ley.^[1]

Ahora bien, las personas o empresas que celebran operaciones con terceros a través de mensajes de datos, de acuerdo con el Código de Comercio, están obligadas a conservar los originales de los mensajes de datos de manera íntegra e inalterada a partir del momento en el que se generó cada mensaje de datos por primera vez en su forma definitiva, bajo los estándares y lineamientos de la “NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos” (NOM 151). ^[2]

La NOM 151 establece que para la conservación de un mensaje de dato se deberán emitir una “Constancia de Conservación”. Cada Constancia de Conservación contendrá uno o varios Sellos Digitales de Tiempo del momento en que se generó el mensaje de datos correspondiente, más la huella digital electrónica del mensaje de datos, entre otros datos.

Por lo anterior, las Constancias de Conservación de Mensajes de Datos emitidas de conformidad con la NOM 151 son el mecanismo técnico-legal que permite demostrar ante terceros o ante cualquier autoridad, lo siguiente: 

1. “Prueba de existencia” del mensaje de datos: ésto quiere decir que con la Constancia de Conservación respectiva se puede comprobar desde que momento era existente el mensaje de datos, ya que utilizan la misma tecnología que los Sellos Digitales de Tiempo para certificar que un mensaje de datos existía, al menos, desde la fecha asentada en el sello digital o la constancia de conservación, tal como lo señala la NOM 151. 

2. Integridad y Autenticidad del mensaje de datos: ésto quiere decir que la información contenida en un mensaje de datos no han sido modificada con el tiempo, con lo que se comprueba que dicho mensaje de datos es el “documento original” y que no ha sido manipulado o modificado para efectos de acreditar derechos y obligaciones frente a terceros.

Lo anterior es sumamente útil y necesario para comprobar operaciones y acuerdos entre particulares ante las autoridades como el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la Secretaría de Haciendo y Crédito Público (SHCP) o ante Jueces en caso de litigio, y con ello evitar sanciones legales y/o económicas por la falta de conservación de los mensajes de datos como exige la ley.

¿Quiénes pueden emitir Constancias de Conservación y qué requisitos tienen que cumplir? 

En México, la provisión del servicio de Constancias de Conservación  únicamente puede ser prestada por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía, el cual deberá cumplir con las disposiciones legales aplicables. ^[3]

De acuerdo con la NOM 151, la emisión de las Constancias de Conservación:

• Se deberá realizar conforme a lo requisitos técnicos establecidos en esta norma.

• La obtención de la Constancia de Conservación de Mensajes de Datos se efectuará a través de los mecanismos establecidos entre el interesado y el PSC. 

• El interesado deberá enviar la solicitud de generación de constancia al PSC y este último le devolverá la constancia de conservación de mensajes de datos por el mismo medio, la cual tendrá una vigencia de 10 años y podrá ser renovada por otros 10 a petición del interesado. ^[4]

• El almacenamiento de las Constancias de Conservación quedarán en control del usuario pudiendo contratar para su administración a terceros.

La Secretaría de Economía ha publicado en el Diario Oficial de la Federación y en su página de Internet a los PSC que se encuentran vigentes y autorizados a la fecha, los cuales pueden ser consultados en: http://www.firmadigital.gob.mx/directorio.html

Fuentes Consultadas

^[1] Código de Comercio:

Artículo 89: […]

Mensaje de Datos: La información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.

^[2] Artículo 49 del Código de Comercio.

^[3] El Código de Comercio, el Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación, así como Reglas Generales a las que deberán sujetarse los Prestadores de Servicios de Certificación y la NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos (NOM 151).

^[4] NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Consultable en: https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5478024&fecha=30/03/2017

Fecha de última revisión: 23 de enero de 2021